Le email di lavoro sono una costante della quotidianità di molti impiegati e professionisti. Ormai, nessun tipo di lavoro prescinde dalle email: così, ci si ritrova di fronte ad una mole esagerata di missive elettroniche che, spesso, non si riesce a smaltire o ad archiviare nel giusto tempo.

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È stato calcolato che un lavoratore riceve in media settantacinque email di lavoro al giorno: un numero esorbitante che, in alcuni casi, può salire vertiginosamente, portando l’impiegato a stati di stress non sottovalutabili. Come fare a gestire la cosa, soprattutto se la propria mansione non prevede solo la risposta alle email? Serve indubbiamente una strategia per sveltire il lavoro di lettura, risposta e cancellazione o archiviazione.

Ecco qualche consiglio.

In primo luogo, bisogna dare fiducia alla cartella Anti-spam. Se le email finiscono in questa cartella, allora, senza perdere tempo a leggerle, basta inserire la spunta nel quadratino dedicato e cancellare tutta la posta elettronica indesiderata. Inoltre, bisogna perdere un po’ di tempo per bloccare gli indirizzi: se si nota che alcuni dei propri contatti non sono più attivi e che da questi arrivano solo e-mail di spam o contenenti potenziali virus, allora basta aprire le opzioni della propria casella di posta e bloccare tutti gli indirizzi di questo tipo, anche quelli che spediscono solo pubblicità. In questo modo, una gran mole di e-mail verrà eliminata automaticamente e non apparirà nella posta “In Arrivo”, facendo emergere solo le e-mail importanti.

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Arriviamo, così, al nodo cruciale: le e-mail importanti, quelle che devono essere lette e che devono ricevere una risposta. Potrebbero arrivare tutte assieme, quindi, meglio organizzarsi con il sistema delle etichette e delle priorità, che ormai ogni server di posta permette di utilizzare.

Ad ogni categoria di e-mail o ad un mittente in particolare, bisogna assegnare un’etichetta con un nome ben preciso e riconoscibile e con un colore che sappia spiccare, in modo tale che esso possa subito far risaltare agli occhi mittente e oggetto. Già leggendo mittente e oggetto possiamo capire quale sia la priorità e l’importanza della email. Tuttavia, se decidiamo di aprire tutte le email appena giunte, possiamo capire a quali occorre dare una risposta immediata e quali, invece, non sono urgenti: per queste ultime, basta ricordarsi di impostarle nuovamente come email non lette oppure di dar loro un altro simbolo (ad esempio Gmail permette di segnalare le email come importanti grazie ad una stellina). In questo modo, successivamente nel corso della giornata, avremo subito davanti agli occhi le email a cui rispondere, senza dimenticarle.

A queste ultime, meglio rispondere poco prima di uscire dal lavoro o dedicare ad esse la serata, magari una volta salite in metro o in treno e rispondendo tramite lo smartphone.

Fonte: Divine Caroline