Una email di lavoro sbagliata e una lettera di dimissioni inevitabile. Questa la storia di una Web designer trentenne: letale fu un problema con un collaboratore e l’impossibilità di un faccia a faccia per discutere le modifiche al progetto. Lo stress, la pressione del cliente, la frustrazione e, infine, l’impossibilità di arrivare a una soluzione hanno spinto la protagonista a una mossa azzardata: mettere in copia nello scambio di email anche il capo.

Una email di lavoro spedita alla persona sbagliata è costata il posto di lavoro alla giovane dipendente. Una pessima mossa per la sua carriera che, non solo ha fatto infuriare il collaboratore al progetto, ma è stata interpretata dal capo come segnale di immaturità e di scarsa professionalità.

Ma questa storia è solo una delle tante. Le email, infatti, hanno acquisito un ruolo determinante in termini di scambio comunicativo, soprattutto in ambito lavorativo. Secondo ricerche, infatti, circa il 62% degli impiegati comunica sul posto di lavoro attraverso Internet e posta elettronica.

Fondamentale poi il fatto che non esista o che sia sottovalutata un’adeguata “netiquette” da rispettare per evitare spiacevoli equivoci. La comunicazione via email infatti rischierebbe di tirare fuori il peggio di noi, in termini di educazione e di competitività lavorativa.

Cherie Kerr, fondatrice di Execuprov, azienda leader nell’organizzazione di veri e propri seminari di comunicazione, illustra una verità scomoda e quasi impensabile che riguarda la comunicazione in Rete.

«Le persone attraverso le email si comportano in maniera completamente differente, facendo e dicendo cose che non farebbero mai di persona.«

Le email sdoganerebbero quindi un atteggiamento scorretto, arrogante e fortemente competitivo che mai adotteremmo durante un contatto diretto con il nostro interlocutore. Attenzione quindi ai fraintendimenti. Delle decisioni che per alcune persone potrebbero risultare assolutamente sensate rischiano di essere percepite al contrario, come segno di debolezza, scarsa determinazione o addirittura come indice di arroganza e prevaricazione. Tutte pessime mosse ai fini della carriera.

Ecco alcune cattive abitudini legate allo scambio di email da abbandonare sul posto di lavoro. La prima email a essere messa al bando è la risposta automatica: una cosa del tipo “Grazie per la tua email. Ricevo una quantità enorme di email ma le reputo tutte importanti. Risponderò non appena mi sarà conveniente farlo”. Secondo gli esperti si tratta di un atteggiamento arrogante e troppo condiscendente. Un’email automatica, secondo gli esperti, dovrebbe essere utilizzata solo ed esclusivamente durante periodi di vacanza o di impegni lontani dall’ufficio.

Segue il follow-up istantaneo. Volete essere certi che un collaboratore o un cliente abbiano ricevuto e letto la vostra email richiamandolo o inviandone un’altra per assicurarvene? Sbagliato. Gli esperti non hanno dubbi in merito, sostenendo che è assolutamente poco professionale chiamare dopo pochi minuti per assicurasi che un’email sia stata correttamente ricevuta. Attenzione quindi a questi atteggiamenti. Secondo il bon ton della posta elettronica un’email dovrebbe essere preceduta e non seguita, da una telefonata.

Il galateo del business richiederebbe quindi una chiamata breve e concisa in cui si avverte l’interlocutore dell’invio di un’email. In questo modo non solo il destinatario sarà più propenso a rispondere, ma prima di tutto sarà più propenso a leggere il contenuto.

Fonte: Forbes