In ufficio è molto facile perdere tempo. Sono molteplici i fattori che concorrono alla dilatazione delle ore che si hanno a disposizione, impedendo il compimento delle attività da svolgere. E, si sa, non è affatto indicato non terminare gli impegni odierni: infatti, non sempre si può rimandare al giorno dopo il proprio lavoro, e fare gli straordinari – specialmente se non pagati – non è ciò a cui lavoratori e lavoratrici ambiscono alla fine di una lunga giornata.

Per cui, è sempre bene entrare in ufficio con le idee piuttosto chiare sul da farsi. Bisogna essere consapevoli del fatto che, durante l’arco di tutta la giornata, è preferibile evitare quelle piccole distrazioni che potrebbero costare tempo e fatica.

Uno dei principali fattori di distrazione all’interno dell’ufficio è Internet. Essere collegati alla rete è molto spesso una necessità lavorativa: oggi, praticamente tutti i tipi di impiegati hanno bisogno di rispondere alle email per lavoro. Tuttavia, proprio l’email concorre a far perdere tempo. È importante leggere i messaggi velocemente e subito fare una cernita: alle più importanti si risponde immediatamente, a quelle che possono aspettare si riserverà altro tempo, senza sacrificare quello da dedicare al lavoro in ufficio.

La distrazione a cui può portare la pagina aperta del browser non termina qui: dopo l’email, molti tendono a fare una piccola visita al proprio profilo Facebook, visita che, però, non è mai breve. Questo ha portato molte aziende a bloccare sui computer interni degli uffici sia l’accesso alla posta privata che ai social network.

Accanto a Internet, l’altra grande fonte di distrazione è il telefono cellulare: rispondere agli SMS privati o alle chiamate di amici e familiari è deleterio per portare avanti il lavoro quotidiano. Meglio mettere il telefono in modalità silenziosa e lasciare un messaggio nella segreteria telefonica, spiegando che si potrà rispondere solo quando gli impegni di lavoro saranno terminati.

La distrazione, tuttavia, non proviene solo dalla tecnologia. È facile che, all’interno del proprio ufficio, si perda la concetraione per molto meno: persone che entrano ed escono dalla stanza, altri telefoni che squillano, qualche parola scambiata con i colleghi. Non si può fermare il mondo attorno: meglio quindi poter essere concentrati sul proprio lavoro senza ingigantire troppo i rumori esterni.

Si possono allungare i tempi in ufficio anche per motivi che riguardano strettamente il lavoro: spesso, infatti si tende a assecondare qualunque richiesta. Se la propria agenda quotidiana è già piena, allora è meglio rifiutare di aiutare chi ce lo chiede – a meno che non sia una priorità: basta essere veloci, educati e professionali nel comunicare e nel dire di “no”.

Le pause dal lavoro rappresentano una vera e propria nemesi per il tempo di lavoro: farne troppe oppure farne poche ma molto lunghe non aiuta a portare a termine i lavori quotidiani. Il break è necessario, ma se fatto in continuazione fa scemare l’attenzione e impedisce al lavoratore di tornare a essere concentrato sul proprio lavoro: anche rilassarsi troppo può essere controproducente.

Le chiacchiere tra colleghi sono salutari e servono a saldare il gruppo di lavoro. Tuttavia, non si può parlare continuamente, specialmente se la conversazione esula dal lavoro. Bisognerebbe limitare la conversazione con i colleghi alle pause, al pranzo, all’ingresso e all’uscita da lavoro.

L’elemento più importante per ottimizzare il tempo in ufficio è, però, la pianificazione. La sera prima bisogna prepararsi mentalmente o per iscritto una tabella di marcia da seguire il giorno dopo. Solo attraverso una netta pianificazione si può comprendere quali sono le attività prioritarie e quali quelle meno importanti. Si può fare una classifica e decidere con cosa iniziare e come scandire il proprio tempo: in questo modo è più facile capire quando e come prendersi una pausa e rilassarsi un po’ tra un’attività e l’altra.

Fonte: Sheknows