Come scrivere un'email di lavoro efficace

Una buona email è spesso il primo passo per farsi conoscere. Ci si rivolga a un selezionatore del personale, a un partner commerciale o eventualmente anche a un proprio superiore, esistono dei criteri che vanno tenuti in buona considerazione per evitare di presentarsi nel peggiore dei modi.

La posta elettronica sarà in quel caso il nostro biglietto da visita, quello che darà la primissima impressione riguardo la nostra capacità di “agire” in ambito lavorativo. Scrivere una corretta email è meno difficile di quanto possa sembrare, l’importante è rispettare alcune semplici e pratiche linee guida.

Inutile dire che per partire nella maniera giusta bisogna scegliere un indirizzo di posta elettronica non “giocoso” o con vezzeggiativi. La soluzione migliore è senza dubbio nomecognome o nome.cognome, possibilmente evitando di inserire numeri che potrebbero farvi finire nelle morse del filtro anti-spam.

Curare tutti i dettagli, dall’oggetto al tono

Detto questo viene l’oggetto dell’email: deve motivare il ricevente ad aprire e leggere il messaggio. Va quindi scelto con cura, introducendo l’argomento della comunicazione in maniera sintetica e chiara, non impiegandolo per eventuali saluti. Quando poi andiamo a scrivere il corpo del messaggio l’importante è stabilire quale tono usare. Né troppo amichevoli, né il contrario: come sempre la giusta via è nel mezzo.

Prima questione che si pone: dare del lei o del tu al nostro interlocutore? La risposta è ancora una volta semplice e breve: usare il tu solo nel caso si sia certi di averne la possibilità, in presenza del pur minimo dubbio va sempre utilizzato il lei. Meglio non ricorrere a titoli troppo pesanti come “egregio”, “gentile” andrà benissimo per uomini e donne.

Consigli per il corpo dell’e-mail

Il corpo dell’email va tenuto leggero, non appesantito con espressioni tipo “come da accordi intercorsi” o “Le comunichiamo che”, ma preferire espressioni più vicine a un linguaggio parlato che restino a ogni modo non troppo amichevoli o gergali. Il testo andrà poi ulteriormente alleggerito dividendolo in paragrafi e lasciando tra ognuno di essi almeno una riga di spaziatura.

Gli allegati possono essere inseriti nell’email e non necessitano di essere sintetizzati nel messaggio vero e proprio. Meglio indicarne il numero e accennarne in breve il contenuto, rendendo queste informazioni da subito riconoscibili. Attenzione anche all’utilizzo di termini stranieri, sempre meglio evitarli per una maggiore leggerezza del testo.

Accorgimenti importanti per evitare figuracce

Se stavate per caso pensando di inviare la stessa email con il vostro curriculum in copia a più destinatari il consiglio è di lasciare perdere: non è mai corretto mostrare gli indirizzi di posta di persone che potrebbero non conoscersi tra loro, specialmente in ambito lavorativo. Se proprio necessario l’invio multiplo, scegliere la formula ccn (l’invio di indirizzi in copia nascosta). Ricordiamo però che quando non strettamente richiesto è meglio evitare anche il ccn, nella frenesia del lavoro si può correre il rischio di inoltrare email o allegati alle persone sbagliate.

Nel caso si stia rispondendo ad alcuni annunci di lavoro, ricordiamo che un’email scritta appositamente per uno specifico datore di lavoro ha sempre molte più probabilità di successo rispetto a una “standardizzata”. In ultimo i saluti, altro grande problema quando si chiude un messaggio. Quali formule utilizzare per non essere troppo formali, ma nemmeno esageratamente amichevoli?

Come concludere un’e-mail

Alcune formule spesso usate come “Cordiali Saluti” possono andar bene in caso di un forte distacco dalla persona a cui ci rivolgiamo, ad esempio nel caso ci si rivolga all’amministratore delegato di un’importante compagnia. Nella restante parte dei casi si possono usare frasi come “Le auguro una buona giornata” oppure “La saluto cordialmente”: assicureranno un rapporto formale aprendo allo stesso tempo a un’interazione meno rigida e ingessata.